第一条 为进一步加强部门实施学校基本建设管理过程中的工程建设资料管理，结合学校基本建设管理实际，特制定本管理细则。

第二条 本细则中的工程建设资料主要包括行政行业主管部门公文、工程建设参建单位报告与业务来往联系函、各种会议纪要（包括工程建设会议、基建工作领导小组办公室会议、基建工作领导小组会议、各类专题会议、工程施工期间现场召开的各类会议等）、工程建设所产生的基建工程资料（包括前期类资料、设计文件、施工类资料、工程检测资料与工程结算资料等）以及用于部门对外宣传的相关资料等。

第三条 本细则中的文件管理采用科室负责制。综合计划科负责城建档案馆工程资料备案、学校档案馆资料归档工作；工程管理科主要负责施工资料的催办、收集、整理、审核等相关工作。

第四条 行政行业主管部门公文管理

工程建设主管部门来往公文由综合计划科、采购科负责接收、登记、传阅、回复和存档等相关管理工作。

第五条 工程建设参建单位报告与业务来往联系函管理

工程建设参建单位报告与业务来往联系函等由工程管理科负责实施接收、登记、传阅、回复和存档等管理，项目竣工后，统一交综合计划科归档。

第六条 会议纪要管理

综合计划科、采购科负责工程建设会议、基建工作领导小组办公室会议、基建工作领导小组会议、教工路基建指挥部各类专题会议的记录与会议纪要整理、传阅、归档等工作；工程管理科负责施工过程中的各类工程会议资料收集、归档工作。

第七条 基建工程资料管理

基建工程资料管理以符合属地质安监部门检查、属地城建档案馆备案与项目结算审计为管理要求。综合计划科档案管理员应按属地城建档案馆要求，以项目为单位，做好预立卷和归档工作。

（一）前期资料管理，内容主要包括：项目建议书报批材料及批复、可行性研究报告报批材料及批复、初步设计报批材料及批复、规划许可证及附件、施工图审查资料、实物工程量清单资料、招投标资料及合同、施工许可证等。

由综合计划科、采购科完成前期各项工作后及时收集整理，项目竣工后，原件按要求存档。

（二）设计文件管理，内容包括但不限于方案、初步设计文件、施工图（含修改图、补充图）文件、地勘报告、设计联系单等。

1.方案、初步设计文件与地勘报告形成后，交综合计划科归档。

2.施工图图审后，如有根据图审意见而出的修改图或联系单，综合计划科、采购科应要求设计院编制完整的全套图纸或联系单目录并提交准确、清晰的电子版文件。

3.工程管理科负责协调设计院协助完成招投标过程中的答疑工作，出具相应的修改图、补充图或联系单，并按设计文件要求进行归档。

4.由综合计划科、采购科建立施工前项目设计文件（主要包括施工图、地勘报告和开工前设计联系单）发放目录及发放登记本，按合同约定数量进行设计文件发放。 

5.施工过程中的图纸会审纪要、联系单（设计联系单、需要设计院签复的工程联系单）等工程变更资料，由工程管理科按规定完成审批与签证后，待工程竣工后（按类别完成编号与目录编制）交由综合计划科归档。

（三）施工类资料管理，内容包括但不限于监理规划、月报、会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制与工期管理等监理文件；开竣工报告、现场质量管理检查记录、建安工程各分部资料、室外工程资料、施工验收文件、各类竣工图和竣工文件、部分声影像资料等施工文件。

1.综合计划科应提供属地城建档案馆与结算审计要求的资料目录，工程管理科负责对资料的核查，督促监理单位、施工单位及时提交。

2.工程竣工，施工类资料经工程质量监督部门审查合格后，由监理单位、施工单位分别装订成册移交工程管理科，经审核后移交综合计划科。

3.综合计划科、采购科在规划、环保、卫生防疫、消防、人防、绿化、气象等专项验收时，由工程管理科负责收集、提供相关报送施工资料。

4.综合计划科负责竣工资料的副本制作（两份），其中一份移交学校档案馆，另一份保管于校园建设处内部资料室，供后续复（审）查中使用。

（四）工程检测资料管理，内容包括但不限于各类甲供设备、材料检测和水质、空气等专项检测。

1.工程管理科应于检测前尽早提出要求，由综合计划科负责组织落实招标采购工作。

2.综合计划科完成招标采购后，将相关资料移交工程管理科实施检测。检测完成后，检测资料交综合计划科并及时归档。

第八条 结算审计资料管理

根据结算审计单位需要，工程管理科负责结算审计资料的收集与提交，综合计划科负责结算送审工作，两科室共同配合校审计处完成工程结算审计工作。结算审计完成后，由综合计划科完成结算资料的归档工作。

第九条 部门设立专人负责档案工作，归口综合计划科管理。档案管理按照建设工程文件归档范围，负责收集、整理和保管，并根据属地城建档案馆和学校档案馆的要求，以基建项目为单位进行预立卷和归档工作。建设工程文件一经收集，一般不外借，确实因工作需要，应以复印件形式借阅，借阅、归还由专人落实登记工作。

第十条 本细则由公共事务管理处（校园建设处）负责解释。

第十一条 本细则自公布之日起施行。